আপনি ঈদের শুভেচ্ছা জানিয়ে মেইল করবেন ৫০ জন কে সেই ক্ষেত্রে আপনি BCC ব্যবহার করে মেইল কবেন কারণ অন্য বাক্তি গুলো যেন সবার মেইল অ্যাড্রেস দেখতে না পারে। অনেক সময় মেইল অ্যাড্রেস এর মাধ্যমে হ্যাকিং হয়ে থাকে তাই আপনি এক সাথে ৫০/১০০ জন কে মেইল করলে BCC ব্যবহার করবেন। এতে সবার কাছেই আপনার মেইল টি চলে যাবে, তবে কেউই অন্য কারোর মেইল জানবেও না দেখতেও পাবেনা।
চেষ্টা করবেন যাকে আপনি মেইল করছেন তার মেইল এড্রেস সম্পূর্ণ আপনার মেইলটি লেখা শেষ হওয়ার পরে এড করবেন যাতে করে আপনার মেইলের কোন ভুল থাকলে আপনি সেটা সংশোধন করতে পারেন। মেইল করার ক্ষেত্রে তাড়াহুড়ো করবেন না। বার বার করে চেক করবেন এবং ভুলেও যদি Send করেন তা Send হবে না কারণ আপনি যাকে মেইল করবেন তার মেইল অ্যাড্রেস অ্যাড করেননি। এতে করে আপনার মেইল ভুল হওয়ার সম্ভাবনা অনেকটাই কমে যাবে।
1. Formal
2. Informal
3. Semi-Formal
01. Formal:
আপনি আপনার ইউনিভার্সিটির প্রধান শিক্ষক, অফিসে , এবং এর আগে তার সাথে কখনো কথা হইনি এমন মানুষের ক্ষেত্রে Formal হবে৷
02. Informal:
আপনার বন্ধু বা পরিবার কে মেইল করার ক্ষেত্রে আপনি Informal মেইল ব্যবহার করবেন।
01. Formal এর ক্ষেত্রে: Dear Sir or Madam, অথবা Dear Md Rakib , আর আপনি যদি তার নাম না জেনে থাকেনা তখন Dear Mr./Ms. ব্যবহার করবেন।
02. Informal এর ক্ষেত্রে: Hi/Hey অথবা আপনি তার নামের প্রথম অংশ যেমন রাকিব, রিয়াদ এই ভাবে সম্বোধন করতে পারেন।
03. Semi Formal এর ক্ষেত্রে: Good morning /Afternoon, Hello ব্যবহার করবেন।
মনে রাখবেন, শেষ ভালো যার সব ভালো তার।
01. Formal এর ক্ষেত্রেঃ Warmly, Sincerely, Yours Truly এই শব্দ গুলো আপনার মেইল কে পরিপূর্ণ করে তুলবে।
02. Informal এর ক্ষেত্রেঃ Best, Take Care, Talk to you later, Thanks এই শব্দ গুলো ব্যবহার করতে পারেন।
03. Semi Formal এর ক্ষেত্রেঃ Thank you, Regards, Best Regards এই শব্দ গুলো ব্যবহার করতে পারেন।
01. আপনাকে যে কেউ মেইল করলে সেটা যে কারনেই হোক না কেন চেষ্টা করবেন ২৪-৪৮ ঘন্টার মধ্যে অর্থাৎ ১-২ দিনের মধ্যে সেই মেইলের উত্তর দিতে।
02. অফিস সময়ের বাইরে কখনো কোন অফিসে মেইল করবেনা না। চেষ্টা করবেন সকল ৮ টা থেকে বিকেল ৫ টার মধ্যে মেইল করতে। কারণ অনেক সময় এই সময় এর বাইরে মেইল করলে তা অনেক অফিস চেক করে না।
04. প্রতিদিন একবার হলেও নিজের মেইল চেক করবেন।
05. বানান ভুল আছে কিনা তা বার বার চেক করবেন কারণ মেইল ব্যবহার করা হয় প্রফেশনাল পর্যায়ে। এইজন্য এটি খুব গুরুত্বপূর্ণ।
06. প্রয়োজনে Dictionary / Google Translator ব্যবহার করবেন।
07. মেইল সবসময়ই সহজ এবং সুপাঠ্য হতে হবে।
08. লেখার ফন্ট সবসময় ১১-১৩ ফন্ট রাখবেন।
09. পুরো লেখা কখনোই Capital Letter এ লিখবেন না।
10. ইমেইলে ভুলেও কোন ধরনের Emoji(😊,😁,😎) ব্যবহার করবেন না।
এগুলো ছাড়াও মেইলের Settings থেকে Labels এবং Signature পারবেন এটি আপনাদের অনেক বেশি কাজে লাগবে।
আপনার ইমেইলের সেটিংস এর অপশন এ গিয়ে লেভেল এড করতে পারেন। লেভেল এর কার্যকারিতা হচ্ছে আপনি তাকে যেভাবে কমান্ড করবেন সে সেভাবেই কাজ করবে। এমন অনেক সময় দেখা যায় আপনি কোন নিউজ চাচ্ছেন না, আবার আনসাবস্ক্রাইব ও করতে পারছে না সে ক্ষেত্রে আপনি কোন একটা লেভেল তৈরি করে সেখানে নিজের মতো করে মডিফাই করে নিলে আপনার কাছে সেই মেইল আসবে না অটোমেটিক ডিলিট হয়ে যাবে অথবা সেটা ইনবক্সে শো করবে না।
আপনার সোশ্যাল মিডিয়ার যেসকল তথ্যাদি আপনার মেইলের সাথে কানেক্ট আছে সেই তথ্যগুলো আপনি হাইড করে দিতে পারবেন আপনার লেভেল এর মাধ্যমে।
লেভেলের ক্ষেত্রে নিউজলেটার, মেইল অ্যাড, আনরিড মেইল এইসব নামের লেভেল অ্যাড করতে পারেন। আপনার প্রিয়জনদের মেইল এড্রেস গুলো একত্রে করে ফিল্টার তৈরি করতে পারেন এবং আপনি ফিক্স করে দিতে পারেন আপনার প্রিয়জনদের মেইল, সেই ক্ষেত্রে তাদের মেইলটা সবসময় ইম্পর্টেন্ট হিসেবে আপনার ইনবক্সে শো করবে। লেভেলের ক্ষেত্রে ফিল্টার থেকে আপনি আপনার নিজের মতো করে মডিফাই করতে পারবেন আপনার কি কি প্রয়োজন সেই অনুযায়ী আপনাকে সকল প্রকার সুবিধা দিয়ে থাকবে লেভেল।
আপনার সেটিংস এ গিয়ে একদম নিচে দেখবেন সিগনেচার এর একটা অপশন আছে সেখানে আপনি আপনার নাম এবং সিগনেচার এড করতে পারেন। এছাড়াও আপনার প্রয়োজন মত আপনি যখন ইচ্ছা তখন আপনার সিগনেচার টা এড করতে পারেন আবার রিমুভও করতে পারেন।
আপনার সিগনেচারে আপনি অ্যানিমেশন সিগনেচার ব্যবহার করতে পারেন। এছাড়াও আপনি আপনার নামের ফন্ট চেঞ্জ করতে পারবেন এবং সেটাকে বিভিন্ন ধরনের কালার এ রূপান্তরিত করতে পারবেন।
• মেইল এর settings > labels >Create New label >Name (Social)> নতুন লেভেল তৈরি হয়ে গিয়েছে, Social এর ৩ টি ডট এ Click করে নিজের পছন্দমত Label Colour দিতে পারবেন।
• এরপর Search Mail এর কোনায় নিচের দিকে করা একটি তীর চিহ্ন দেখতে পারবেন সেখানে ক্লিক করে From এ Facebook, Instagram Type করে নিজের মত করে একটি Subject এড করবেন নিচে Don’t Include Chats Option টি Enable করে নিবেন। Create Filter এ Click করে নতুন একটি Filter তৈরি করবেন।
• তৈরি হওয়ার পর দেখবেন When a massage in an exact match for your search Criteria নামের Option দেখাবে। সেখান থেকে আপনি Skip the inbox, make as unread করে Apply the label এর Social এ click করবেন, এরপর Category as এর Social এ Click করে Create Filter দিয়ে দিবেন। এরপর আপনি দেখতে পারবেন পরবর্তীতে Social Media থেকে যত রকমের নোটিফিকেশন বা মেসেজ বা মেইল আসবে তার সবগুলোই Social এ অ্যাড হয়ে যাবে এবং সেগুলো আপনার ইনবক্সে Show করবে না।
• Settings option এ গিয়ে একদম নিচে চলে যাবেন, দেখবেন Signature option পাবেন, Create New এ Click kore যেকোনো একটি নাম দিতে পারেন এবং Create করে নেবেন।
• এরপর পাশে একটি ফাঁকা অংশ দেখবেন লেখার অপশন রয়েছে সেখানে আপনি আপনার নামটি লিখতে পারেন, এরপর লেখা ছোট-বড, বোল্ড ইতালিক, এবং কালার করতে পারেন, এবং ছবির একটি অংশ পাবেন,আপনার সিগনেচার এর ছবিটি আগেই আপনার কম্পিউটার এ সেভ করে রাখবেন। পরবর্তীতে সেখান থেকে ছবিটা ক্লিক করলে ছবিটা বড় সাইজের এখানে চলে আসবে, আপনি সেটাকে ছোট ফন্ট করে নিবেন।
তার নিচে দেখবেন দুটি অপশন আছে-
* For new E-mail Use
* On Reply / Forward Use
অর্থাৎ, একটি হচ্ছে আপনি নতুন কাউকে মেইল করতে গেলে তখন আপনার Signature ব্যবহার হবে এবং আরেকটা অপশন আছে আপনি যে কাউকেই রিপ্লাই দেন না কেন যে কোন সময় সেটার ক্ষেত্রে আপনার Signature টা ব্যবহার হবে। আপনি এক্ষেত্রে For New E-mail use অপশনটি ব্যবহার করতে পারেন। এরপর আপনি একদম নিচে গিয়ে Save Change অপশনটি সিলেক্ট করে নিবেন।
অতঃপর আপনি যে কাউকেই আপনার ইমেইল থেকে মেইল করেন না কেন আপনার সিগনেচার এবং নাম অটোমেটিক এড হয়ে যাবে।
উপরোক্ত আলোচনা সমূহ আপনার ই-মেইল কে পরিপূর্ণ করে তোলে।
মন্তব্যসমূহ
একটি মন্তব্য পোস্ট করুন